Les organisations ont des masses d’informations associées à leurs processus d’affaires. Une partie de cette information vient sous forme de document tel que des procédures, des instructions de travail, du matériel de formation ainsi que des leçons apprises tirés de projets d’équipe antérieures, mais d’autres connaissances existent seulement dans la tête des employés qui conçoivent, dirigent ou exécutent les processus tous les jours.

Dans l’optique de vouloir faire de l’amélioration continue un élément clé de la culture d’entreprise, on se rend vite compte du rôle critique des connaissances, et de l’enregistrement de ces connaissances.

Sans méthodologie simple d’enregistrement de ces connaissances, sous forme de cartographie visuelle des processus, les gains de l’amélioration continue se perdent dans le temps avec les mouvements d’employés ou simplement par les changements, en mieux ou en pire, que chacun apporte tout au long.

Avec une méthode simple et visuelle comme BPMN (Business Process Modeling Notation), il est possible de cartographier les processus (process mapping) pour décrire les connaissances associées à chaque processus d’affaires clés qui sont chapeautés par les différentes fonctions de l’organisation telles que les opérations, les ressources humaines, la finance, les ventes – marketing, etc.

Ensuite, ces processus peuvent être organisés dans une architecture intuitive propre à l’entreprise, suivant les « best practices », et peuvent être visibles et accessibles à travers l’organisation afin de pouvoir former l’ensemble du personnel.

À partir de ce moment, il devient alors plus facile de mettre à contribution l’intelligence collective de l’équipe au complet afin d’améliorer ces processus pour une exécution encore plus efficace : « l’amélioration continue ».

L’architecture de premier niveau des processus de l’entreprise pourrait ressembler à ceci :

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans chacun de ces processus de haut niveau, se retrouvent les processus clés associés à la fonction. Voici un exemple de description d’un processus en BPMN sous la fonction RH :

 

 

 

 

 

 

 

 

L’idée principale est de décrire QUI (le rôle) fait QUOI (la tâche) et COMMENT (la méthodologie).

De cette manière, on arrive à mettre en valeur « l’intelligence collective » de l’équipe sans pour autant reculer avec le temps dans les gains qui auront été fait.