En premier lieu, pourquoi décrire nos façons de faire ?

Si nous étions seuls dans notre organisation et que notre mémoire était infaillible alors ce ne serait pas vraiment utile de décrire nos façons de faire n’est-ce pas ?

Mais là encore, si vous vouliez vendre votre organisation à quelqu’un d’autre, est-ce qu’un répertoire des façons de faire pourrait ajouter de la valeur à votre entreprise ?

En bref, décrire les façons de faire, soit les processus, autant d’opération que de vente, RH, comptable ou autres, permet d’économiser un temps énorme de formation et de minimiser les erreurs car tous les membres de l’équipe connaissent clairement QUI fait QUOI et COMMENT.

La méthode standardisée BPMN (Business Process Model and Notation) mis au point en 2005, permet de simplifier au maximum la description des processus. Cette méthode est très visuelle et comporte 3 figures de base ou objets :

Un processus, une procédure ou une instruction, débute donc avec un événement de début (le cercle), suivi d’une série de tâches (le rectangle), avec s’il y a lieu des condi-tions ou des choix de direction (le losange), et se termine par un événement de fin (le cercle). Voici un exemple d’un processus RH—Sélectionner des candidats selon 2 vues:
Modèle à plat ou en couloir.

 

 

 

Nous pouvons ensuite décrire le COMMENT de chaque tâche…

Pour se retrouver rapidement dans vos processus globaux, il s’agit d’établir une hiérarchie simple, par fonction d’or-ganisation par exemple, ou suivant un modèle tel APQC…