Vous connaissez surement le « goulot » ?

Allons-y avec un exemple :

L’entreprise démarre avec son propriétaire, l’unique employé, et celui-ci veut que ça avance le plus rapidement possible. Il y investit des heures et des heures à toutes les semaines. Finalement il ne peut en faire plus : il est le « goulot » !

Il engage des employés et collaborateurs. Il doit montrer comment fonctionnent les choses, soit les processus (qui ne sont pas encore décrits),…et en même temps il doit garder le momentum. Il manque encore du temps dans sa semaine…il est toujours le « goulot ».

Les employés et collaborateurs commencent à connaitre le fonctionnement, et à leur tour, ils créent de la valeur. Le propriétaire « goulot » a un petit répit, et il y a croissance de l’entreprise.

L’entreprise poursuit sa croissance et stabilise ses processus, mais il faut toujours former les nouveaux. Pendant que l’on forme les nouveaux, chacun subit alors le sort du « goulot » en étant très chargé.

Maintenant, à cause d’une formation trop rapide et aléatoire, les gens connaissent plus ou moins QUI fait QUOI et COMMENT (les processus). Chacun y va de son mieux et a sa façon. Les erreurs commencent à apparaitre et il faut alors que l’équipe mette des heures pour corriger les erreurs et continuer les opérations courantes. Chacun devient alors un « goulot ». Ça devient plus difficile pour le moral !

Il y a aussi le départ de certains employés, qu’il faut ensuite remplacer par des nouveaux. Ces coûts de remplacement d’employés peuvent représenter, disons 40% du salaire de la 1ère année. Là encore, il faut que chacun y investisse un temps considérable pour engager et former, même si chacun est déjà un « goulot ».

En bout de ligne, quel est le % de temps de l’équipe consacré à ajouter de la valeur, soit la VA (VA= Valeur Ajoutée à faire les bonnes choses), et le % à NVA (la Non-Valeur Ajoutée, ou gaspillage) ?

La réponse pour le Québec ou le Canada, c’est en moyenne: VA = entre 40% et 80% avec une moyenne de 60%. Donc il y a en moyenne 40% de NVA !

Imaginez ce coût de 40% de NVA de votre masse salariale ! Disons 40% x 50 employés x $40,000 = $800,000 de NVA !

C’est alors le moment de passer à un autre niveau de maturité d’organisation avec une bonne description des processus clés.

Imaginez maintenant que par ces améliorations, vous faites un gain de 10% de la masse salariale, et cela est possible !  Disons un gain de 10% x 50 employés x $40,000/an = gain de $200,000 !

La description des processus clés représente la base de l’amélioration de processus, et tous peuvent y contribuer en participant.

La méthode visuelle BPMN et l’utilisation d’une technologie logiciel conviviale et abordable permet de faire des gains rapides.

À partir du moment où les processus clés sont bien décrits et connus, soit QUI fait QUOI et COMMENT, il y a moins d’erreurs et donc il y a plus de temps à consacrer pour ajouter de la valeur, et ce, à tous les niveaux de l’organisation. Ceci a des impacts positifs autant sur les finances que sur le moral de l’équipe !

Le « goulot » peut donc être transférer aux ventes 🙂 afin qu’ils apportent alors encore plus d’eau au moulin !